Văn hóa Nhật Bản

BUSINESS MANNER: NGHE-GỌI ĐIỆN THOẠI (PHẦN 1)

2021/08/18

Xin chào mọi người! Chủ đề mà Teachers sẽ giới thiệu đến các bạn trong tuần này là cách nghe gọi đối ứng qua điện thoại trong Business. Mời các bạn cùng luyện tập với Teachers nhé.

Khi giao tiếp qua điện thoại bạn (không dùng video call) chúng ta sẽ không tận dụng được các phương tiện hỗ trợ cho giao tiếp ngôn ngữ cơ thể…, đồng thời bạn và đối phương cũng không thể nhìn thấy biểu cảm của nhau như khi giao tiếp thông thường do đó để giao tiếp đạt được hiệu quả tối đa thì bạn cần chú ý :

– Tập trung vào cuộc gọi, không vừa nghe điện thoại tay vừa làm việc khác.

– Nói to, rõ ràng, không quá nhanh hay quá chậm.

– Người nghe sẽ cảm nhận thái độ của bạn qua cách nói và giọng nói của bạn đấy.

– Chuẩn bị trước bút và giấy note để ghi chú khi cần, và có thể cầm điện thoại bằng tay không thuận, để tay thuận có thể ghi chú dễ dàng hơn.

– Nếu bạn là người nghe máy thì đừng để chuông reo quá 3 hồi bạn nhé. Và nếu bạn không nhấc máy kịp, quá 3 hồi chuông thì có thể nói「大変お待たせ致しました」.

1 Trường hợp bạn là người gọi điện thoại

– Bạn sẽ chuẩn bị trước các nội dung cần trao đổi

– Xưng tên bạn, tên công ty của bạn, chào hỏi ngắn gọn

「xxx社のxxxと申します。いつもお世話になっております。」

– Nhờ chuyển máy cho người cần gặp
恐れ入りますが、xxx様をお願い致します。」

+ Nếu người cần gặp không nghe máy được, bạn có thể nói mình sẽ gọi lại sau,…
「改めてこちらよりお電話させていただきます。」

+ Nếu gặp được người cần gặp, xưng lại tên và công ty, chào hỏi ngắn ngọn như phần trên một lần nữa, rồi vào đề
「xxx社のxxxと申します。いつもお世話になっております。」

「早速ですが、xxxの件で連絡させていただきます。」

• Chào trước khi tắt máy

「失礼いたします。」

2 Trường hợp bạn là người nhận điện thoại

– Điện thoại reo, bạn nhấc máy và xưng tên.
「はい、xxx社のxxxでございます。」

– Nếu bạn nhấc máy sau 3 hồi chuông thì có nên nói
「大変お待たせ致しました。」

– Sau khi đối phương xưng tên bạn có thể xác nhận lại và chào hỏi
「xxx様でございますね。いつもお世話になっております。」

– Nếu người gọi yêu cầu chuyển máy cho người khác thì bạn xác nhận lại tên, nhờ họ chờ trong giây lát
「xxxでございますね。少々お待ちくださいませ。」

– Đợi người gọi tắt máy, rồi nhẹ nhàng gác máy.

Khi thuần thục các tác phong giao tiếp qua điện thoại đúng theo business manner bạn không chỉ cho đối phương thấy được sự chuyên nghiệp của công ty mình, bản thân mình mà đồng thời còn thể đánh giá được độ chuyên nghiệp của công ty đối phương đấy ạ.

Những lưu ý khác Teachers sẽ tiếp tục giới thiệu trong bài viết sau các bạn nhớ theo dõi nhé.