Văn hóa Nhật Bản

BUSINESS MANNER: NGHE-GỌI ĐIỆN THOẠI (PHẦN 2)

2021/08/25

Xin chào mọi người! Tuần này Teachers sẽ tiếp tục giới thiệu cho các bạn những lưu ý khi đối ứng qua điện thoại trong business nhé.

3. Trường hợp đối phương không xưng tên:

Bạn sẽ lịch sự hỏi tên đối phương
「恐れ入りますが、どちらの様でいらっしゃいますか。」

Khi không nghe được tên đối phương, bạn có thể hỏi lại

「申し訳ございませんが、お名前をもう一度教えて頂けないでしょうか。」

4．Khi không nghe rõ

Chúng ta sẽ lịch sự hỏi lại,

「申し訳ございません、お電話が少々遠いようですが、
もう一度。。。」

5．Khi vô tình làm tắt điện thoại giữa chừng

Ta sẽ gọi lại và xin lỗi

「先ほど電話が切れてしまい、大変失礼しました。」

6．Khi người đối phương cần gặp (sếp hay đồng nghiệp,… của mình) không thể nghe máy

Chúng ta sẽ xin lỗi rồi nêu lý do người đó không nghe máy được. Sau đó đề xuất bên phía mình sẽ gọi lại sau.

‐　Trường hợp người đối phương cần gặp đang có cuộc gọi khác không nghe máy được ta có thể nói

「あいにく、xxxは他の電話に出ております。もしよろしければ、こちらから電話いたしましょうか。」

‐　Trường hợp người đối phương cần gặp vừa rời khỏi bàn làm việc (có thể là đi vệ sinh hay đến các phòng ban khác trong công ty… và sẽ quay lại không lâu sau đó)

「申し訳ございませんが、xxxはただいま席を外しております。戻りましたらこちらからご連絡いたしましょうか。」

‐　Trường hợp người đối phương cần gặp vừa ra ngoài (có thể sẽ không quay lại công ty ngay)

「申し訳ございませんが、xxxは只今外出しております。もしよろしければ、もどり次第こちらからご連絡させていただきますが」

「恐れ入りますが、念のためお電話番号を教えて頂けないでしょうか。」

Ngoài ra ta có thể hỏi xem đối phương có muốn nhắn gì cho người cần gặp không bạn cũng đừng quên xưng tên của mình trong trường hợp này nhé.

「何かご伝言がございましたら、お伝えいたします。」

「私、xxxが承りました。xxxが戻りましたら、お伝えいたします。」

＊Lưu ý khi ghi chú lại lời nhắn
Ta cần phải ghi chú một cách dễ hiểu đảm bảo các thông tin như ai nhắn, gửi đến ai, việc gì và khi nào bạn nhé.

Để có thể đối ứng qua điện thoại một cách thành thục theo đúng tác phong business thì đòi hỏi chúng ta phải luyện tập nhiều lần đấy bạn ạ.

Các bạn đừng quên theo dõi để xem những bài viết mới của TEACHERS nhé!